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フリーターが転職するなら覚えておきたいメールのマナー

フリーターの転職   39 Views

転職して正社員になるために、志望している企業に対してメールを送ることもあります。しかしフリーターとして働いていると、転職時に必要なメールのマナーを知る機会が少ないので、どのようにメールを送ったら良いのか分からなくなりがちです。

そこでこの記事では、フリーターが転職する際に必要なメールのマナーを解説したいと思います。

フリーターが思うメールのマナーの疑問

そもそもフリーターは、メールのマナーに対してどういった疑問を抱いているのでしょうか。まずはフリーターが抱きがちなメールマナーの疑問と解決策からご紹介します。

メールのマナーが採用に影響するのか

転職で一番気になるのが採用されるかどうかです。実際履歴書の書き方や面接の受け答えの仕方で採用率が変わるため、メールのマナーも同じなのか気になるフリーターが多いようです。

結論から言うと、メールのマナーも転職の採用に大きく影響します。

なぜなら、転職で求められるものの1つとしてビジネスマナーが挙げられるからです。転職では学歴よりも、今までの職歴からビジネスマナーやスキルがあり、即戦力として働ける人材の方が転職を成功させやすいのが大きな理由です。

企業への挨拶や面接の打ち合わせでメールを送る場合、その文面から採用担当が転職者のビジネスマナーをチェックしています。企業へメールを送っている時点から転職活動は始まっているので、気を抜かずマナーに気を付けてメールを送るようにしてください。

メールはすぐに返した方が良いのか

企業からメールが来ても、面倒くさくてすぐ返さないという方もいるかもしれません。ですがメールは企業から来たメールは、できるだけすぐに返信するようにしましょう。

あまりにも返信までの期間が長いと、採用担当は「自分の企業に熱意を持って転職したいと思っていないのでは」と思われてしまいます。熱意がなく、すぐに企業を辞めてしまう恐れがある転職者は、採用担当の印象も悪くなり、採用される確率を下げてしまいます。

とはいえ面接の日時の予定の確認などを調べるのに、どうしても時間が必要な場合もあります。企業からのメールは24時間以内に返すのがマナーです。返信できるならすぐに返信するようにし、最低でも24時間以内には必ず返信するようにしてください。

本文は残した方が良いのか

メールでは返信する際に、相手が送った本文が残ったままになります。前のメールの本文が残ったままだと、メールの内容が多くなってしまい、ごちゃごちゃとして「企業の印象を悪くしないのでは」と感じてしまいます。

しかしメールの本文は残したままでもマナー違反ではないので、メールを返信する際は本文を消さずにそのまま送ってください。前メールの本文は、今までのやりとりをすぐに確認するのに使うことができます。

本文を消してしまうと、いちいちメールボックスから該当のメールを探して確認しなければいけない手間が発生してしまいますよね。ですので、企業から来たメールを返信する際は、本文は消さずにそのまま返信するようにしましょう。

転職活動で覚えておきたいメールアドレスのマナー

転職活動ではメールアドレスにも覚えておきたいポイントがあります。たかがメールアドレスと思うかもしれませんが、こちらも採用率に関わるポイントなので、しっかりと頭に入れて転職活動を進めていきましょう。

履歴書にメールアドレスは記入してもしなくても良い

履歴書にはメールアドレスを記入する欄があります。電話番号は必ず記入する方も多いですが、メールアドレスとなると記入したら良いのか分からない方も多いのではないのでしょうか。履歴書のメールアドレス欄には、自分のメールアドレスを記入してもしなくてもどちらでも良いです。

自分が電話の方が連絡しやすいと判断したら書かなくても良いですし、メールの方が安心して連絡できるという方はメールアドレスを記入するようにしてください。履歴書は書き損じをすると最初から書き直さなくてはなりません。

書くのが面倒くさいという方やミスするのが怖いという方も、履歴書のメールアドレスを省いて提出すると良いでしょう。近年では転職サイトで事前に求人に申し込みする際に、メールアドレスを企業に提出し、履歴書を提出する前にメールで企業とやりとりする場合もあります。

こういった場合もあるので、必ずしも履歴書にメールアドレスを書かなくてはならないということは無いのです。

ちなみに転職サイトは転職する際に、多くのサポートで転職者を支援してくれるサービスです。フリーターでもスムーズに転職が可能なので、自分に合った転職サイトを見つけたい方はこちらの記事も参考にしてみてください。

フリーメールアドレスは使用しても良い

フリーメールアドレスはYahooメールやGmailなどで簡単に取得することができるメールアドレスです。簡単にメールアドレスが取得できるため、「信頼性がないのでは」と考えて転職には利用しない方が多くみられます。

ですがフリーメールアドレスを利用したからといって、ビジネスマナーに違反しているということはありません。むしろビジネス上ではフリーメールアドレスを取得して、ビジネスに利用している企業は多くあります。

ビジネスや転職用のフリーメールアドレスを取得しておけば、プライベートのメールがビジネスメールで流れてしまうことも防ぐことが可能です。ですので転職活動を進めるときは、事前に転職用のフリーメールアドレスを取得しておくのをおすすめします。

キャリアメールアドレスは使用しないのが無難

キャリアメールアドレスとは、携帯電話を購入したキャリアの名前がメールアドレスに含まれているものです。ガラケーが販売開始された時代からよく見られたメールアドレスですが、現在ではフリーメールやLINEなどのアプリの登場によって、その出番は少なくなっています。

そんなキャリアメールアドレスですが、転職では使用しない方が無難です。キャリアメールアドレスはパソコンによっては対応していないものもあり、全ての企業でメールのやりとりができない可能性があるのがその理由となっています。

またキャリアメールアドレスはプライベート用のメールアドレスであることが多く、プライベートで大切なメールが転職のメールで埋もれてしまう恐れがあります。フリーメールアドレスで十分転職活動は進められる以上、キャリアメールアドレスは転職では使わないようにしましょう。

誰に見られても恥ずかしくないメールアドレスにする

フリーメールアドレスの前半部分は、自分で好きなアルファベットを並べることが可能です。ただ転職や場合によってはそのままビジネスで使う可能性がある以上、メールアドレスは誰が見ても恥ずかしくないものにしましょう。

公序良俗に反していたり、プライベートな内容のもの、オタク感が強いメールアドレスなどは、採用担当が転職者にビジネスマナーがあるかどうか疑ってしまう恐れがあります。

好きなメールアドレスにするのは構いませんが、悪くする必要のない印象をメールアドレス1つで悪くしてしまうのは非常にもったいないです。転職用のメールアドレスを取得するときは、誰に見られても恥ずかしくないメールアドレスにして、ビジネスでも胸を張って使えるようにしてください。

転職での挨拶メールの書き方

転職では面接などをする前に、日時の打ち合わせなどをするために挨拶メールを送ります。挨拶メールは、企業と初めてコミュニケーションをとる場であり、自分のビジネスマナーをアピールする場でもあります。

そんな挨拶メールで転職者が意識すべき書き方をご紹介します。

用件や結論を先に伝える

ビジネスメールでは先に用件や結論を伝えるのがマナーとなります。メールを開いた時点で自分が何を伝えたいのかが一目で分かるようにしておくと、読み手が非常に読みやすくなり、相手にスマートな印象を与えることができます。

最初に結論を書いてから、簡潔な理由、詳細な理由の順番で書くことを心掛けると、採用担当にも良い印象を与えられます。ビジネスでは必須となる文章の構成を転職前からできていると、自分が戦力になるというアピールができます。

入社後も必ず使えるスキルですので、転職前から意識して結論からメールを構成していくようにしてください。

件名は簡潔にする

企業へのメールを作成する際、件名を記入するときは簡潔な内容と誰が送ったかが分かる名前を書くようにしましょう。丁寧なイメージをアピールしようとして、件名に「よろしくお願いします」といった挨拶やお礼を書いてしまう方が居ます。

ですが件名に挨拶を書くと、件名が長くなってかえって悪印象を与えかねないので、件名に挨拶は書かないようにしてください。

返信の「Re」は残してOK

企業へ申し込みをすると、先に企業からメールが来ることもあります。そうすると挨拶メールを返信する際に、件名に「Re」がついてしまいますよね。この「Re」は残したままにして、件名もそのままにするようにしましょう。

こうすることで、何の件の返信なのかが件名を見ただけで判断することが可能になります。ただ返信の回数が増えて、件名を隠すほど「Re」がついてしまう場合は、「Re」を消して件名が見えるようにした方が良いです。

メールの件名は一目で用件が分かるようにし、返信の場合は「Re」をつけて返信だと分かるようにすることを心掛けましょう。

文章はポジティブな内容を心掛ける

メールの文章は前向きでポジティブな内容を書くようにしましょう。転職に関してはネガティブな内容は、ただただ自分の印象を悪くするだけなので記載しなくて良いです。
だからといって嘘をつくのも良いこととは言えません。

ネガティブな内容をポジティブに変換するのは問題ありませんので、絶対にメールの内容で嘘をつかないようにしてください。バレないと思っていても、面接などで深く突っ込まれれば必ずボロが出てしまい、面接官は口では言わなくてもバレてしまいます。

それなら最初からポジティブな内容だけを記載していれば、印象を悪くするリスクを減らすことが可能です。

履歴書や面接ではどうしても正直にネガティブなことを伝えなくてはいけない場合もありますが、挨拶メールの段階であれば無理にネガティブな内容は書かなくても問題はないので安心してください。

【例文あり】場面ごとに必要な転職メール

ここからは転職で使うメールを、場面ごとに例文つきで解説していきます。

転職での挨拶メール

例文

「お世話になります。山田太郎と申します。 御社の求人を拝見いたしました。

以前から御社の企業理念に感銘を受けており、いつか自分も御社で働けたら良いと思っていました。

求人を拝見したときにますますその想いが強くなり、今回応募させていていただきました。」

転職での挨拶メールは、一番最初に企業に自分のビジネスマナーを披露する場所となることも多い場面です。挨拶メールではビジネスマナーに気を付けるのももちろん、自分の応募動機を簡潔にアピールするのも効果的です。

企業へ転職する熱意を伝えることができれば、採用担当にも良い印象を与えることができます。ただし挨拶メールは長い文章にしてしまうと、逆に採用担当に悪い印象を与える可能性もあります。

できるだけ挨拶メールは簡潔な文章を心掛けるようにしてください。

面接前後の連絡メール

次は面接前後で送る連絡メールを見てみましょう。

面接前の挨拶メール

例文

「お世話になります。山田太郎と申します。
書類選考の通過と面接の日時のご連絡ありがとうございます。
ぜひ面接に参加させていただきたいと思っています。

ご提示していただきました日程のうちであれば、以下の日程にお伺いします。
日時:5月5日(木) 16:00~
場所:○○ビル 〇階

お忙しい中、日程をご提示していただき、誠にありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願いいたします。」

面接の日時は企業から提示された時間のうち、空いている時間をできるだけ早いうちに連絡するようにしましょう。早めに送らないと、他の転職者の面接など、企業の都合で時間が埋まってしまう恐れがあります。

先ほども紹介したように、少なくとも24時間以内には連絡するようにしてください。どうしても提示された時間の中では面接ができない場合は、別日程で時間を調整してもらう旨を伝えても問題ありません。

日時を調整してくれた企業への感謝もしっかり伝えるようにし、面接の日程を決めていきましょう。

面接後のお礼メール

例文

「お世話になっております。
本日(先日、〇月〇日)の〇時より面接をしていただきました、山田太郎と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして、誠にありがとうございました。

面接では詳しい業務の内容や、得られる実績のお話などを伺い、ますます御社で働かせていただきたいという想いが強くなりました。

面接ではお伝えしきれませんでしたが、私は以前、○○をした経験があります。御社の○○といった業務の際にお力になれれば幸いです。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げますとともに、御社のますますのご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。」

1つの企業に多くの転職者が面接に訪れることもあり、採用担当も多くのメールを受け取っています。その中で定型文的なメールが送るのは、わざわざ時間を作ってくれた企業や採用担当、面接官に失礼にあたるのでNGです。

「面接の内容とそれに対して自分がどう思ったか」という内容は、面接を受けた自分にしか書くことができない内容です。ですので、面接での受け答えやそれに対してどう感じたかを自分の言葉で、面接のお礼に盛り込むようにしてください。

内定を受け入れる旨のメール

例文

「お世話になっております。
先日(〇月〇日)に面接をしていただきました、山田太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひとも内定を承諾させていただきたい次第です。

皆様と共に働けることを心より楽しみにしていると共に、1日も早く御社の戦力として尽力できるように邁進します。

今後、入社までの手続きでご指示がありましたら、ご指示をいただけると幸いです。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。」

ポジティブな評価
内定の連絡もできるだけ早く、簡潔な内容を心掛けると、採用担当の印象も良くなります。

内定を貰ったからといって油断していると、内定を取り消されてしまったり、入社前から悪い印象がついてしまう恐れがあります。

最後までビジネスマナーには注意するようにしてください。また内定を貰ったところ以外に面接を受けた企業がある場合は、全ての企業にそれぞれちゃんと辞退の連絡を入れるようにしましょう。

まとめ

メールは連絡に便利なので、企業とのやりとりでメールを利用することも多いでしょう。企業とのメールのやりとりはビジネスマナー以外にも、メール独特のマナーがあるので、しっかり頭に入れて企業に悪い印象を与えないようにしてください。

また企業とのメールのやりとりでは、メールアドレスもマナーの1つとなります。

ビジネス用のフリーメールアドレスを作成して利用し、キャリアメールアドレスはできるだけ避けるようにしましょう。メールアドレスも誰が見ても恥ずかしくないものにしてください。そしてメールの内容は簡潔に、長すぎないことが重要となります。

しっかりメールのマナーをおさえ、勤めたい企業への転職を成功させましょう。

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