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履歴書と職務経歴書の違いとは?意外と知らない書き方の違い

 2018/01/12 ノウハウ   222 Views

履歴書と職務経歴書、志望者にとってはどちらも大切なものですが、それぞれの書類の目的がきちんと理解できていないと採用までたどりつくことは困難です。採用側ではきちんと両者の書類の使用方法の目的を明確化しています。志望者側でもきちんと履歴書、職務経歴書の書き方についての違いを知っておくことは大事なことです。

このご時世ですから、一人求人を出すと、数十倍の志望者が殺到することも少なくありません。きちんと双方の書類の違いを知り、上手な書き方を知ることがまず面接にたどり着くまでの第一歩です。この2つの書類の上手な書き分け方を知り、両者の書類の特徴を知っておくことができないと、書類選考に到達することすらできません。

就職、転職活動に不安を持つ人は多いと思いますし、同じ業界でも全く知らない企業への就職をする、違う職種への就職をする、あるいは数年以上の空白期間があって就職する、第二新卒として就職する、新卒として就職するなど、就職の背景は人によって様々ですが、共通項は同じです。

求人票での企業側の高いレベルの要求水準を見ると、それだけで臆してしまい、応募もやめてしまう人がいますが、企業が求める人材は求人票の内容にかかわらず、どういった志望動機なのか、その人の自己PRは何なのか、そしてこの志望者が入社してきた場合、うまく人間関係を構築して、他の社員たちと協調性を持ち、企業というピラミッド型の組織で、集団の輪を乱さずに十分にその人が持っている能力を発揮してくれるかどうかということもそれぞれの書類をじっくりと透かして見ると明らかになることがあります。

実際に採用されていくのは、ただただペーパーテストで優秀な人、空白期間がなく優等生的な経歴を持っている人とは限らず、うまく両者の書類を活用して面接に臨んできちんと自己PRをできる人の方が多いものです。

人事担当者は、面接のプロであり、短時間で志望者の人間性、職務遂行能力を見て、その企業に必要かつ企業の風土にマッチしていて、その企業が欲しいとその企業に思わせる人材でなければ採用までこぎつけるのは困難です。採用時めんせは限られた時間で行われていきます。採用担当者も志望者も、ごく限られた時間でその人の能力を見抜き。また、アピールしていくという、困難な作業です。

よく書けた履歴書、職務経歴書は、面接の要点を明確化し、採用者側が何を聞けばよいのかということもうまく文章で伝えることもできます。採用に不利と思われるウィークポイントでも、書類の書き方によって面接官を納得させることもできます。面接で書類の不備を挽回すると考えるのではなく、まず履歴書、職務経歴書の記述に全力を注ぎましょう。

それぞれの書類の目的

履歴書は、個人情報をきちんと記してあるので正式な書類ですが、面接官が履歴書だけに頼って面接をするのではありません。したがって履歴書だけに基づいて面接をするのではないかと思われがちですけれども、実際には違います。履歴書は、間違いなくその本人であることを確認する書類です。志望者の経歴がその通りのものであると、志望者自身が証明している書面です。

これに比して職務経歴書は、その人が実際にどんな職務を経験し、どんな能力を持っているのかということをアピールするための書類です。履歴書に志望動機を書いたから、職務経歴書には志望動機は書かなくてもよいというものではなく、履歴書には志望動機のアウトラインを書いたら、きちんと職務経歴書の中で志望動機を深めて面接に臨むといいでしょう。

実際の面接は、職務経歴書に基づいて行われていきます。いつどこで就職をして、どんな仕事をしてきたのか、これまでの職務に一貫性があり、業種は異なっていてもある分野のスペシャリストとして活躍をしてきたのかなどのアピールポイントを職務経歴書には多く盛り込むことができます。よく、前職を退職した理由について面接では聞かれます。そこで、本音では前の上司とケンカした。給料が安すぎた。サービス残業が多かったなどの理由があるのですが、職務経歴書からは、面接官にマイナスの情報を与え、社会人としてこの志望者が大丈夫なのかどうかという不安を与えないようにします。

例えば、中小から大手企業に転職を希望する場合には、グローバルな視点から、自分がこれまでやってきた業務を大局的に見渡してみたかったという理由は面接官を納得させやすいものです。その反対に大手企業から中小に転職するに際しては、仕事の全体像を把握して遂行したいという理由も面接官を納得させやすいものです。

契約社員歴が長かったことも、マイナスにとらえられがちですが、家庭の事情で転勤が多い正社員は応募が難しかったことの理由づけも職務経歴書に書けます。主婦歴が長く、仕事に就いていなかった期間が長期間だったとしても、その間に資格取得をしたことや、あるいは資格取得までは達成できなかったけれども、そのための努力をしていたと書くことができます。職務経歴書はその人がどのようにして働き、どんな能力を持って社会人として勤務してきたのかをアピールすることができます。また、社会人としてのブランクが長い主婦の人、空白期間が長い人でも、なぜ働いていない期間が長かったのかという合理的な説明を行い、自己PRをするのに役立てることができます。

「保管するため」と「内定をもらうため」で違う

履歴書は企業で、受験者が内定した後に、人事情報を保管するために使います。内定後にも、志望者の職歴が真正なものなのか、それは志望者が勤務を続けた後にも残るものなので、事実を主として書いていく履歴書にはきちんと真実を書きましょう。想像しにくいのですが、履歴書によってだけ選考を行い、職務経歴書は付け足しのようなものと考えてしまうと、書類審査すら落ちてしまうことがあります。履歴書はあくまで本人証明、経歴証明であり、綴っておいてある程度の年限保管しておかなければならないものです。企業は、いつ誰が働いていたのかという労働者名簿を作成するのに、この履歴書が基礎的な資料として必要な場合があります。

職務経歴書にこそ、自分のアピールポイントを十分に書きましょう。よく書けた職務経歴書は、面接官の聞かなければならないことを要点化して絞り、面接の効率がお互いに上がります。そうすると深い話ができて、より志望者は面接官に自己PRをしやすくなります。

どの企業でも面接で知りたいことは絞られています。前職を辞めた動機です。不自然な辞め方をしているとせっかく採用してもまた同じような問題を抱えていて、せっかく採用してもまた辞めてしまうのではないかということです。したがって、誰が読んでも納得しやすい前職の退職理由を書きましょう。それは、遠隔地で通勤が大変だったとか、急な転勤を申し渡されそうになったが、家庭の事情で答えられなかったとか、平日は仕事のために全力を尽くして働くが、どうしても前職だと休日が取れず、家族をないがしろにしてしまうとか、介護ができなくなりつつあったなど、誰が聞いても理解できるわかりやすい理由がいいでしょう。

空白期間についても聞かれることが多いのですが、これについても家族の面倒を見るためであり、その手当てが十分にできる体制が整ったので就職したいというのも納得しやすい理由です。企業が空白期間を気にするのは、ただ漫然と仕事をしていなかった仕事嫌いな人ではないかという可能性を恐れるからです。

空白期間であっても、その間に難関資格に挑戦していて、資格を見事に取得したというのであれば十分なアピールポイントになります。たとえそうでなくとも、難関資格に挑戦することで、新しく就職する業務内容に深くかかわりのある知識を十分に得ているということであれば、それはプラスのイメージを与えるでしょう。職務経歴書では、限られたスペースと文字数ですが、十分に自己PRと志望動機についても簡潔かつわかりやすく記述し、合格できる書類を作成しましょう。

職務経歴書は書く枚数が決まっている

職務経歴書は書く枚数は何枚が良いのか、きちんと明文化されたルールがないので、志望者は迷うことになるかも知れません。これが実際に使用される社内の書類であれば、1枚だけと指定され、簡潔に企画書などをまとめることもあります。しかし、職務経歴書となると、志望者その人の職業人生そのものや、その企業に入社したいという意気込みを示すものであり、到底1枚では書ききれないでしょう。

あまり簡潔さを追求するあまり、言いたいことをきちんと伝えられないのであれば、簡潔さが逆効果になってしまいかねません。また、無理をして1枚に収めようとすると、改行が詰まってしまったり、文字があまりにも小さいと面接官にとっては読みにくくなってしまいます。面接官の中には小さな文字が読みづらい人もいるので、文字の大きさは12ポイント程度にして、読む側が読みやすい職務経歴書を書くことを常に心掛けてください。

職務経歴書の枚数としては2枚が望ましいとされています。簡潔であり、かつ志望者が、転職してきた中でどんなスキルを持っているか、前職を辞職したやむを得ない事情について、また、自己PRや志望動機が十分に伝えられます。限られたスペースの中ですが、書く上でも基本的ルールはあります。

まず、手書きで職務経歴書を作成するかどうかについてですが、どちらでも悪いということではありません。手書きのものであっても、印刷されたものであっても、面接官は複数いて、PDFでデータを共有することになります。手書きであっても印刷であっても読みやすい職務経歴書を心がけましょう。職務経歴書も手書きの方が熱意が伝わると一昔前は言われていたのですが、そのようなことはなく、パソコン打ちで十分で、読みやすくわかりやすく書くことを心掛けて下さい。

また、あまりにも長すぎる職務経歴書は、面接官が読む上で支障があり、全部は読みきれないと言っていいでしょう。また、それだけの長すぎる職務経歴書を書くということで、この人は要点をきちんとまとめられない人だと思われかねません。簡潔、しかも言いたいかとをきちんとその中で伝える能力があるということは、志望者がそれだけの高い表現力を持っているのだという自己PRにもつながります。

それでは3枚の職務経歴書ではどうでしょうか。職務経歴書は2枚であれば、表裏両面コピーができて、面接の際にも面接官が楽に読めます。しかし、3枚となったしまうと、職務経歴書に名前を書いていない限り、誰の書いたものかがわからなくなって散逸してしまうこともあります。面接官の手間をあまりかけさせないということが大事になります。

履歴書と職務経歴書の決定的な書き方の違いとは?

履歴書には職務経験の間違いのない就職年月日と退職年月日を記載します。それによって志望者が自分の経歴には事実と相違がないことを証明します。ただし、だからと言って履歴書を記述する際に手を抜いてよいというわけでは決してありません。まず、書類審査の段階で、面接官は志望者の印象を形作ります。

そうすると、まず、志望者の写真を見るわけです。どんな顔つきをしているか、一緒に働きやすそうな人なのかどうかということは写真で第一印象が決まってしまうことが多いのです。職務経歴書には写真がありません。必ずしも写真館で高いお金を出して撮影する必要はなく、スピード写真でも十分ですが、男性も女性もスーツ姿で真面目な印象を与えることを心掛けましょう。

スナップ写真では、くだけ過ぎた印象を与えてしまいます。髪型はきちんとしているか、ネクタイは曲がっていないか、化粧は派手すぎないか、血色よく健康そうに写っているか、第一印象は大切なものですから、きちんとした写真を使うのは大事なことです。

内容面についてですが、履歴書には前職の退職理由は書きません。自己PR、志望動機についても限られたスペースしかないので、簡潔かつ要点をまとめるように記載します。それから、自己の長所、短所について書く、性格欄がありますが、ここであまりにも正直に短所だけを書いてしまうと、マイナスの評価だけを受けてしまうことになります。長所と短所は裏返しで同じ意味合いを示していることが多く、この欄でも自己PRをしてみましょう。

長所が明るい性格で、何でも色々な仕事を引き受けたる、短所はその結果として忙しくなってしまうけれども笑顔を忘れないように職務を遂行したと記載すれば、短所を長所と書き換えることができます。また、趣味の欄でも、志望している職種と関係があり、体を動かすアクティブな仕事であればスポーツが趣味、文章を作成する仕事であれば、読書、それをきちんと感想にまとめて書いておくなどが良いでしょう。

職務経歴書は自己PRと志望動機を語るための絶好の素材を盛り込むことができます。転職回数が多かったとしても同じ種類の仕事をしていたので、色々な職場で同一職務を経験したから即戦力になるということ、転職回数が多いのはやむを得ない事情だったということを面接官が納得できる理由で説明する必要性があります。例えば会社がその業務を縮小したので事業がなくなって仕事を辞めた、家族の介護の必要性があったなどです。こういった細かい事柄については、履歴書の中には盛り込まないので職務経歴書に書くことになります。

それぞれの目的を意識しながら書きましょう!

これまで述べて来たように、履歴書は会社で保管するための正式な文書でありながら、面接官の第一印象を決めることにもなる大事な文書です。履歴書には履歴書の書き方のフォーマットがあります。会社には会社の独特の文化があり、文書形式もそれぞれ異なります。したがって、志望者はきちんとしたルールやフォーマットにしたがって文書作成ができる人だということをアピールするため、書式はきちんと守って書きましょう。履歴書は事実を見る書類なので、通勤可能な範囲に居住しているか、冷やかしの応募ではないかということにも企業神経を使うでしょう。

履歴書は間違いない内容が記載されていればそれでいいのですが、ケアレスミスには十分注意して下さい。後々まで保管する文書なので、企業としてもその記載の正誤には神経質になります。卒業年次、就職、退職年次は、企業によっては経験給を支給することもあるので、経歴を詐称して多く初任給にも影響します。そのつもりがなくても経歴詐称と思われてしまうと、後々面倒なことになります。

これは、履歴書、職務経歴書双方に共通して言えることですが、企業は過去に退職した会社の在籍証明書を提出させることがあります。そのためにもミスや、大幅に内容を書き換えてしまうことは危険なことです。在籍証明書は、志望先、内定先の企業が、過去に勤めていた会社に対し、志望者の担当していた職務内容について記入してもらうこともあります。したがって、あまりにも相違した業務を担当していた場合には、その真似を職務経歴書にはきちんと記載した上で、志望先企業が求めているスキルと共通しているところは何かないか、探してみてアピールすることも有効です。

企業は志望者のスキルと経験に対して給与を支払います。希望給与が履歴書にはありますが、あまりにも持っている資格やスキルとかけ離れ過ぎていると企業は戸惑うでしょう。ただし、職務経歴書ならば、スキル、経験を思う存分に記載することができるので、面接の際にも精一杯アピールが可能です。職務経歴書にしたがって面接で適切な受け答えをすることは、面接そのものが志望者のプレゼンテーション能力を示すことになります。

面接官は、その人の学歴の多少の偏差値の違いよりもコミュニケーション能力を重視します。そのためにも、面接ではどんな対応をするのかということをあらかじめイメージトレーニングした上で採用面接に臨みたいものです。職務経歴書は志望者が自己PRするための絶好のツールです。契約社員の経験しかなくても、その経歴が採用企業で活かせるなら、企業は気にしません。職務経歴書と履歴書の違いを理解して、面接に臨むことが内定の鍵になるのです。

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