1. 転職マニア|プロが教えるワンランク上の転職術
  2. ノウハウ
  3. 自分をアピールするコツは?転職に成功する職務履歴書の書き方

自分をアピールするコツは?転職に成功する職務履歴書の書き方

 2017/12/21 ノウハウ   664 Views

転職活動を行う場合には、まずは書類選考に通過しなければなりません。いくら面接試験に自信を持っていても、まずは書類選考に受からなければ面接に呼ばれることもありませんので、書類に通過する方法を先にマスターする必要があります。書類選考の倍率は受ける会社や職種によって異なりますので、通過するのがどの程度の難しさかを知ることはできませんが、誰から見ても高評価を得られるような書類を作ることができれば、安定して書類選考を通過できるようになります。もし今書類選考になかなか通らなくて落ち込んでいたとしても、少しのノウハウをマスターするだけで見違えるような内容になります。

作成しなければならない書類は履歴書と職務経歴書です。履歴書はどのような時でも提出を求められるものであり、新卒の場合にはこの履歴書がとても重要になります。新卒の人たちは職務に関する経験というものがありませんので、アピールするなら履歴書を使って行わなければなりませんが、転職をする人たちは過去の職務経歴というものがありますので、それまで経験してきた仕事に関してアピールを行うことになります。例えばそれが派遣であっても正社員であっても経歴を記すという面では同じですし、エンジニアなどの専門職ではなくて一般事務職であっても経歴を書くことは大切です。

この手の書類作成を苦手とする人は多いので、インターネットなどから見本になるような文言を引っ張ってきて、ほんの少しだけ変えて作成してしまう人もいるのですが、履歴書や職務経歴書は自分の言葉で伝えなければ意味がありません。色々なお手本を見て書き方をマスターすることは非常に重要であっても、それを丸写ししてしまえばつまらない文章になってしまいます。誰もが使うような言葉を同じように並べて熱意を伝えようとしても上手くはいきませんので、お手本に頼りすぎてはいけません。これは多くの人が陥りがちな間違いであり、自ら書類選考の通過を遠ざけていることになります。

書類を作成する際に、独りよがりになることもNGです。こういった書類には必ず読み手がいますので、その読み手のことを考えて作成しなければなりません。全て作成し終えたら、本当に自分が伝えたいことを書けているか、より良いアピール方法はないかを確認するために、一度読み返してみることが大切です。一つ一つのパーツを作っている時には気付かなかったことが、全てを通して読み返してみることで気付ける場合もあります。この読み返しで気付いたことは、より良い書類作りをするためにきちんと訂正しなければなりません。

採用担当者の心に残り、大きなインパクトを与えられるような書類を作るためには、いくつか覚えておかなければならないことがあります。正しい作成の仕方を覚えて実践していけば、見栄えの良いものが出来上がります。そして、転職者にとっては書類を作成する上でより重要になるのが職務経歴書ですので、職務経歴書の作り方に更に気を配る必要があります。

職務経歴書を書く前に自己分析をする

転職者にとってより重要な選考書類となる職務経歴書ですが、いきなり書き始めてはいけません。ただ何となく、それまで経験してきた業務について書き連ねている人もいますが、事実を書き連ねただけの文章には誰も興味を示しません。その経歴の中にパッと目を引くようなものがあっても、それを他の業務と同じように書いているだけでは目立たせることもできませんので、結局は全体的に内容の薄い職務経歴書ということになってしまいます。なぜそのような職務経歴書になってしまうのかというと、自分のことをきちんと理解していないからです。応募者自身が理解できていないのですから、採用担当者に分かってもらおうなどというのは虫の良い話です。

まずは自分のことを客観的に深く知るために、事前に自己分析を行う必要があります。自己分析は新卒の人たちが就職活動を行う時に適性を知るために実践するようなイメージがありますが、転職者にとってはよりマッチした職務内容を知るために利用します。転職ということは、それまで経験した仕事があるはずです。それを通して学んだことや感じたことから適性を見直してみても良いですし、性格的な面を考えてみることも大切です。自分の性格は分かっているという人もいるかもしれませんが、仕事に対する考え方だけでなく普段の生活の中での考え方の癖や思考から結論にいくまでの過程なども考慮します。そうすると、自分で思っていたよりも我慢強く同じことを継続することができるということが分かったり、特定の状況の中で力を発揮することができると気付けたりします。

自己分析は、ただ行うだけではいけません。分析してみて分かったことは、その後の転職活動にどんどん活かしていくべきです。自己分析をすることによって、強みを生かせる仕事内容というのも自ずと見えてきます。仕事選びをする上で得意なことを見つけるのはとても大切なことであり、好きなことが得意なことになっている人はあまりいませんので、得意なことを選ぶという点を意識しながら仕事探しをするようにします。思いがけないことが得意だと気付いた場合には、それまでと違った方面で活躍できる可能性が出てきますので、可能性をぐんと広げることができます。

実際に自己分析を行う時にはそれまでに経験した仕事のたな卸しを行っていくわけですが、まだそれほど経験がないという場合には仕事以外の得意な分野からたな卸しを行っていきます。仕事以外というと特技であったり性格的な面が関係してきたりと人によって分析に用いる分野は異なりますが、仕事以外の分野でもきちんとたな卸しをしておけばその後の書類作成の際に書くべき内容が整理されます。

自己分析を行うことは、転職活動の方向性に迷った時にも役立ちます。方向性に迷っているということは、何に向いていて、どのような仕事に就きたいのかという根本的な部分がブレている証拠ですので、そういったブレを無くすためにも自己分析は必要となります。

自己分析を「振り返り」から進める

自己分析が終わったら、それまで携わった仕事に関する整理ができているはずです。整理ができていれば、社会に出てから今まで経験したことがきちんと洗い出されていて、それぞれの時系列や必要なスキルまで分かります。仕事内容を思い出すだけならここまでの作業で良いのですが、職務経歴書に記載してアピールしていくのですから、これだけでは足りません。それぞれの仕事に関してどのような成果があって、その時にどのように感じたかまでをしっかりと思い出してまとめる必要があります。

この振り返りの作業で分かることは、それまでの作業の中でもっとも自分に向いていたと感じる作業や、達成感を感じることのできた作業などであり、今後の仕事を決める上で非常に重要なポイントになります。振り返ってみると、作業を行っている当時はきついとか辛いとか感じていた作業であっても、いざ整理して考えてみるとやりがいを感じていたということに気付くこともあります。長年仕事をしてきた人ほど振り返るべき業務は多くなりますのでまとめる作業は大変になりますが、その分職務経歴書に書くべき内容もたくさん出てきます。

職務経歴が多い人は振り返りを行わないと、ただ情報を詰め込んだだけの職務経歴書が出来上がってしまいます。採用担当者にとって、もっとも目を通したくない書類ができてしまいますので、必要な情報を抜き出して記載するという点でも大切な作業です。職務経験の長い人はそれだけで有利に働きそうに思えるのですが、まとめるのが下手な人にとってはより作業が大変になるだけです。

事務職のように、それほど振り返るべきことがないという人もいるかもしれません。しかし、その場合でも丁寧に行ってきた業務を見直す作業は必要ですし、些細なことにまで注意して見てみると自分なりに工夫をしてきたことや、注意しながら業務に当たったことなどが思い出されます。同じ事務職を目指す人たちにとっては同じように職務経験の欄に頭を悩ませている可能性がありますが、その場で思いついたことを並べただけの人と一つ一つ振り返って洗い出したものとでは情報の具体性が違ってきますので、採用担当者に与える印象も大きく異なるはずです。

あまりにも社会経験が長くて古い情報が思い出せないという場合には、一番古いものから時系列に書き出してみると意外とスムーズに出てくるようです。時系列に思い出す場合には、何度か転職を繰り返しているような人であってもその年代ごとに思い出せば良いので、記憶の整理がとてもしやすくなります。記憶の整理が苦手な人は、転職を決めたら少しずつコツコツを振り返っておくことも大切です。急に全てのことを思い出すというのはなかなか大変なことですが、時間をかければふと思い出すことも出てきます。当時の記録がされているパソコン上のファイルや書き記したノート、メモなどを参考にする人もいますので、そういった情報を収集するためにも準備するための時間が必要です。

職務履歴書によって転職を成功させるフォーマットとは?

転職を成功させるためには、職務経歴書の内容を考えるだけでは足りません。フォーマットも整えて見栄えの良い書類を作成する必要があります。書きたい内容がたくさんある場合、ただその情報を羅列してしまうことがありますが、これは一番やってはいけないことです。全てが同じレベルで書かれていて何が要点なのかが分からない書類を作ってしまうと、採用担当者は読む気力が無くなってしまいます。わずかな時間で多くの書類に目を通さなければならない採用担当者にとっては目を通すのに時間のかかる書類ほど迷惑なものはありません。元々1人分の書類には2~3分しか割けないという状況かもしれませんので、重要な情報を瞬時に把握することができないような書類は作るべきではありません。

見やすい書類を作成するために、まず最初に確認しておきたいのが箇条書きになっているかという点です。長々とした文章の場合、要点がぼやけて上手くアピールすることができませんので、箇条書きで統一しなければなりません。箇条書きにするということは、文章自体もなるべく短くまとめようとします。短くまとめるだけでも読みやすさはアップしますので、やはり箇条書きにすることはプラスに働くはずです。箇条書きをすると文末が丁寧な表現ではないので、応募書類としてふさわしくないのではないかと考える人もいるようですが、実際に目を通す読み手の採用担当者から見ると、箇条書きの方が評価が高くようです。

また、書く内容や順番については、自分で効果的だと思った方を採用するので構いません。時系列に書くのがもっともアピールしやすいと思うのであれば時系列で書けば良いですし、業務の内容ごとにまとめたいと思うのであれば業務ごとに記載する方法を選択します。この場合、ただ事実だけを並べるのであればアピールとは言えませんが、それぞれの内容ごとに成果や得たことなどを記載することで、その内容により具体性を出すことができます。具体的に表すというのは実はとても重要なことであり、実際に得たことを一緒に記すことで採用すれば同じように成果をもたらしてくれる人材だと思ってもらえます。エピソードだけでは足りない場合には数字なども上手く使って具体性を出すことが非常に重要です。

フォーマットで確認しておきたいこととして、項目ごとに素早くチェックできるように項目と項目の間は適度なスペースを空けることも忘れてはいけません。いくら一つ一つのパーツがキレイにまとまっていても、全てがつながって書かれていてはメリハリの無い印象になってしまいますし、項目ごとに分けたこともあまり意味が無くなってしまいます。分かりやすく作るために項目を分けていますので、一瞬で必要な情報を把握できるように一つの項目をパーツとして扱うことが重要です。

ほんのちょっとの差ではありますがこのようなノウハウを知っておくことで非常に読みやすい職務経歴書を作成することができますし、アピールもしやすくなります。

職務履歴書のベストな書法と枚数

職務経歴書を作成する上で取り入れたいのが、項目分けを行ってその一つ一つに見出しをつける方法です。項目に分ける際に内容は箇条書きにして、できるだけ短くまとめます。色々書きたいことがある場合でも、本当に必要な文言だけを抜き出してシンプルな内容にします。一瞬見ただけでもある程度の内容が把握できるレベルがベストです。そして、各項目には見出しをつけて、見出しから必要な情報を探せるようにしておきます。このようにしておけば、採用担当者が見る場合でも効率良く必要な情報を入手することができます。見出しも長々としたものをつけるのはNGであり、一言で現れるように努力します。この短くまとめるという点が大きなポイントになっていて、徹底することで整然とした書類を作成することができます。

また、内容によってレベル分けを行うことも必要です。大きな項目の中に小さな項目を作ることで、詳しく知りたい項目のみを掘り下げて確認していくことができます。レベルに応じて書き出しの位置を変えることも重要であり、位置をチェックするだけでどのレベルの内容なのかが分かるようにします。同じレベルの書き出しの位置を揃えて記載すると、非常に見栄えが良くなります。パソコンで書類を作成する場合には書き出しの位置を調整するのが楽なのですが、手書きにすると自分の感覚になってしますので、最後までずれないように気をつけなければなりません。同じ位置にできる自信が無い時には、定規などを使って逐一確認しながら記載していくと、統一性の取れた書類に仕上がります。少し手間がかかりますが、手をかけた分だけ美しい職務経歴書を作ることができると考えて、面倒くさがらずに実践していくことが大切です。

職務経歴書を作成する上で気をつけたいのが枚数です。たくさんの経歴がある人は全てを詰め込みたくなってしまいますが、情報量が多すぎると結局はほとんど目を通してもらえずに選考にも通過できないことが多いので、見開き一枚から二枚程度に収めるのが良いとされています。採用する側の企業にとっては、応募者の全てを知りたいと考えているわけではなく、その会社に必要な情報を効率良く入手したいと考えているはずです。つまり、本人にとっては重要な情報であっても、応募先の会社に関係する部分でなければ不要な情報となりますので、わざわざ不要な情報を記入するようなことはせず、本当に必要な情報だけをピックアップしてまとめることが求められます。

職務経歴書に志望動機を記す欄が用意されているタイプの書類もありますが、志望動機は箇条書きにする必要はありません。履歴書に書くような志望動機ではなく、より業務に踏み込んだ内容にすることが大切ですので、自分の行ってきた業務と応募する会社の業務を絡めながら共感した部分ややってみたい仕事を記載していくようにします。
これらのことに気をつけながら職務経歴書を作成してみると、伝えたいことが明確になっていることに気付くはずです。

たかが「書類選考」、されど「書類選考」

転職活動では面接がとても重要だとよく言われます。確かに面接試験に通過することができなければ採用には至りませんので重要視するのは当然のことです。これで内定が決まるかもしれないと考えると緊張してしまうことも多いので、面接を苦手だと感じている人も大勢います。その面接と比べると書類選考は少し気楽に思えるのですが、実際には書類選考に通過できなければ面接試験を受ける資格さえ与えられないわけですから、書類選考に通過するためにまずは全力を注がなければなりません。

書類選考を有利に進めるためのノウハウを色々と見かけることもありますので、どのような点に気をつけながら作成していけば良いのかを調べるのはそれほど難しくありません。しかし、調べた内容を実践できている人はあまりおらず、結局は自分の中にあるルールに沿って進めていってしまう人がほとんどです。これではせっかく調べた内容が活かされず、作成される書類の質も高めることができません。実際にノウハウを正しく取り入れて書類を作成していくのは大変なことではありますが、その辺りを頑張ることで書類選考の通過率が上がって転職活動をスムーズに進められるようになりますので、覚えたことはどんどん実践していくことが大切です。

転職活動において、たかが書類選考などと思っていると、いつまで経っても書類選考に通過できないという事態も起こりえます。最初の関門ですので甘く見ることはできませんし、応募者の殺到するような会社では最初の書類選考の段階でかなりの数の人が落とされてしまいます。狭き門を通過するためには他の人がやっていないようなことをやらなければなりませんから、フォーマットなどに気をつけるくらいのことは必ず取り入れる必要があります。

作成された職務経歴書を見てみると、その人の有能さが分かると言われています。必要な内容がきちんと盛り込まれていて、なおかつ一つ一つがまとまりのある理路整然とした文章になっている場合、仕事もきちんとこなしてくれそうだという印象を与えるようです。特に、企業の欲しい人物像を的確に把握し、それに沿った内容にできている場合には優秀だと見られることが多いようです。確かに求められていることを正確に理解してそれに応える能力というのは仕事をする上でも役立ちますので、職務経歴書の作成の仕方次第で仕事のアピールにもつながります。

書類選考に通過できればいよいよ面接試験となるわけですが、その書類選考に通過できなければいつまでも同じところで足踏みをしている状態になります。書類選考に通過しやすい人たちは自分なりに色々な工夫をしながら、読み手のことを考えて分かりやすい書類作りに専念しています。読み手のいる書類を作成する場合には独りよがりな内容になってしまうことを避けなければなりませんので、常に読み手である採用担当者を意識しながら作成していく必要があります。読み手を意識することで、必要な内容も見えてきます。

\ SNSでシェアしよう! /

転職マニア|プロが教えるワンランク上の転職術の注目記事を受け取ろう

NO IMAGE

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

転職マニア|プロが教えるワンランク上の転職術の人気記事をお届けします。

  • 気に入ったらブックマーク! このエントリーをはてなブックマークに追加
  • フォローしよう!

関連記事

  • 熱意が伝わる志望動機とは?おすすめの職務経歴書と書き方を伝授

  • 成功する職務経歴書の見本を公開!キラーワードを使用しよう

  • 自己PRこそ転職成功のカギ!自己PRの書き方とポイント

  • 異業種へ転職する理由は何?志望動機を見直せば自己PRにつながる

  • 履歴書と職務経歴書の違いとは?意外と知らない書き方の違い